Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos

Para los tratamientos que ocurren dentro de tu establecimiento (datos de tus clientes, empleados y usuarios que procesa Raia para operar el POS, pedidos, facturación, reportes y demás funcionalidades contratadas), tu establecimiento actúa como Responsable — decide para qué usa esos datos — y Raia actúa como Encargado, procesándolos siguiendo tus instrucciones para prestarte el servicio.

Esta clasificación no aplica a los tratamientos en los que Raia determina una finalidad propia — actualmente, Perfil Raia (ver sección 9) — que se rige por sus propias condiciones y su propio consentimiento, obtenido directamente del cliente final, nunca por instrucción de tu establecimiento.

El objeto de este Acuerdo es la prestación tecnológica de Raia como plataforma de gestión para establecimientos de alimentos y bebidas. Este Acuerdo rige durante toda la relación contractual entre tu establecimiento y Raia, y durante el período posterior que sea necesario para devolver o eliminar la información, o para cumplir obligaciones legales de conservación.

Raia procesa la información necesaria para las funcionalidades que tu establecimiento tenga contratadas o habilitadas: punto de venta, gestión de pedidos, productos e inventario, usuarios y roles, clientes, facturación electrónica, reportes, soporte técnico y seguridad del sistema.

Según la funcionalidad utilizada, Raia puede procesar:

• datos de identificación (cédula, RUC), nombre, dirección, correo y teléfono;
• información de facturación y comprobantes electrónicos;
• información de pedidos y transacciones;
• datos de usuarios y empleados del establecimiento (nombre, correo, rol, datos de nómina si aplica);
• registros técnicos (dirección IP, marcas de tiempo, registros de seguridad).

Las categorías de titulares correspondientes son: clientes de tu establecimiento, tus empleados y usuarios del sistema, y — cuando corresponda — tus propios proveedores o contactos registrados en Raia.

Raia procesa los datos tenant-local de tu establecimiento de acuerdo con tus instrucciones documentadas — principalmente, la configuración que tú mismo defines dentro del sistema — y para la prestación del servicio descrita en los Términos y Condiciones.

Las personas con acceso a la información de tu establecimiento (personal de Raia que opera y da soporte a la plataforma) están sujetas a obligaciones de confidencialidad.

Raia aplica medidas técnicas y organizativas razonables y apropiadas según el riesgo del tratamiento — entre ellas, aislamiento de cada establecimiento a nivel de base de datos, cifrado de certificados de facturación electrónica, y contraseñas nunca almacenadas en texto plano.

Raia puede utilizar proveedores tecnológicos necesarios para operar la plataforma (“subencargados”) — hosting de base de datos y aplicación, almacenamiento de archivos, envío de correos transaccionales, asistente de inteligencia artificial para el chat de soporte (Anthropic, que puede procesar datos fuera de Ecuador con medidas de protección contractuales), mensajería para que el equipo de Raia atienda el chat de soporte (Telegram Messenger, solo mensajes de texto del chat; no datos de facturación ni de tus clientes finales), y el SRI cuando corresponda por obligación legal. La lista de proveedores reales se mantiene actualizada en la Política de Privacidad.

Perfil Raia es un tratamiento en el que Raia determina su propia finalidad y medios, y obtiene directamente la activación del titular (el cliente final) — no es una instrucción de tu establecimiento, ni se ejecuta bajo este Acuerdo de Encargo. Cuando un cliente activa Perfil Raia, Raia actúa respecto de esos datos con su propia base de tratamiento (el consentimiento del cliente), separada por completo del tratamiento tenant-local descrito arriba. Ver la Política de Privacidad y las condiciones específicas de Perfil Raia para el detalle.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte información de tu establecimiento, Raia colaborará de forma razonable contigo, notificándote cuando corresponda para que puedas cumplir tus propias obligaciones. Este Acuerdo no fija plazos contractuales específicos de notificación — se aplican los plazos que exija la legislación aplicable.

Cuando un titular de datos (por ejemplo, un cliente de tu establecimiento) ejerza un derecho sobre información bajo tu responsabilidad, Raia colaborará razonablemente contigo para que puedas responder esa solicitud.

Al terminar la relación contractual, se aplican las reglas de conservación y eliminación descritas en los Términos y en la Política de Privacidad. Raia no elimina automáticamente comprobantes u otra información que deba conservarse por obligación legal.

Raia puede proveer evidencia razonable de cumplimiento de este Acuerdo, sin que esto implique dar acceso indiscriminado a su infraestructura, secretos comerciales, código fuente, o datos de otros establecimientos.

Para cualquier consulta sobre este Acuerdo, puedes escribirnos a ranian.im99@gmail.com.